O problema: o paciente chama quando a recepção não está olhando
A clínica investe em anúncio, e o paciente responde pelo WhatsApp. Só que ele chama à noite, no almoço, no fim de semana. Quando a recepção volta, a conversa esfriou. Outros ficam no meio do caminho: pediram o orçamento do tratamento e ninguém voltou a falar com eles.
Somam-se a isso a consulta marcada que o paciente esquece, a agenda que fica em um caderno ou numa planilha e o anúncio que ninguém sabe se trouxe paciente ou só curioso. Cada pedaço está em um lugar diferente, e a clínica decide no escuro.
Um dia na recepção (exemplo hipotético)
Imagine que uma paciente chama, às 22h, pelo anúncio de limpeza de pele. Este é um cenário de exemplo, para mostrar como as peças se encaixam.
O sistema abre o contato e guarda de qual anúncio ela veio. Se a clínica ligou o atendente de IA, ele responde com o que a própria clínica escreveu sobre horário, endereço e tratamentos, e pergunta o que ela precisa. Se ela pede preço ou quer falar com uma pessoa, e a clínica configurou esse aviso, o card dela passa a piscar no funil, mostrando que alguém precisa atendê-la.
De manhã, a recepcionista abre o funil e vê quem está esperando resposta e há quanto tempo. Responde, marca a avaliação na agenda, e a paciente recebe a confirmação pelo WhatsApp. Com a conta de anúncios conectada, o horário marcado volta para a Meta, para o anúncio aprender a trazer quem marca.
Funil pronto para clínica, que você ajusta ao seu jeito
Ao criar a conta, você escolhe o ramo e o sistema monta um funil de saúde: Novo contato, Primeiro atendimento, Avaliação agendada, Avaliação feita, Orçamento enviado e Sem resposta, mais as colunas de tratamento fechado e perdido. Dá para renomear, trocar a ordem e acrescentar etapas.
Cada paciente é um card que anda pelas colunas. Você enxerga onde ficou parada a avaliação e quanto dinheiro está em orçamentos abertos. O mesmo modelo serve para vários tipos de clínica, e cada uma adapta as etapas à sua rotina:
- Clínica médica: retorno, exames e consulta de acompanhamento viram etapas ou etiquetas, para ninguém sumir depois da primeira consulta.
- Estética: avaliação, orçamento do procedimento e pacote fechado, com a origem do anúncio de cada procedimento.
- Odontologia: avaliação, plano de tratamento enviado e paciente que aprovou, com lembrete antes da consulta.
- Psicologia: acolhimento inicial, primeira sessão marcada e confirmação de horário, em uma conversa que fica registrada.
- Veterinária: o contato do tutor, o horário do atendimento e o aviso de retorno, tudo no mesmo lugar.
Agenda, lembrete e confirmação pelo WhatsApp
Quando você marca um horário, o paciente recebe a confirmação na hora. Antes da consulta, sai um lembrete no tempo que você escolher, e o texto padrão pede que ele responda SIM para confirmar ou diga se precisa remarcar.
Quando o paciente responde SIM, o compromisso aparece como confirmado na agenda, sem ninguém ler a conversa. Se ele pede para remarcar, o sistema anota o pedido e avisa o responsável. O sistema nunca remarca nem cancela sozinho: essa decisão fica com uma pessoa da equipe.
O responsável pelo horário ainda recebe um aviso no celular pouco antes, dizendo se o paciente já confirmou. Depois da hora, a equipe marca quem veio e quem faltou.
Atendente de IA e follow-up, com a clínica no controle
O atendente de IA responde pelo WhatsApp com base na ficha do negócio e na base de conhecimento que a clínica escreve. O que não estiver escrito ali, ele não afirma, e chama uma pessoa. Ele nasce desligado: você o experimenta e só liga quando estiver confortável.
Se uma pessoa da equipe assume a conversa, a IA se cala. Dá para configurar um aviso à equipe quando o paciente pede preço, pede para falar com alguém ou demonstra irritação. Para quem pediu orçamento e sumiu, dá para montar uma sequência de mensagens que para sozinha quando a pessoa responde.
O que será enviado, e o que a IA pode ou não dizer, é decisão da equipe da clínica. As regras de comunicação do seu conselho profissional continuam sendo responsabilidade da clínica; o sistema envia o que você configura.
De qual anúncio veio o paciente que fechou o tratamento
O sistema guarda o anúncio, a campanha e a imagem que o paciente viu quando a conversa nasce de um anúncio que leva ao WhatsApp. Com o gasto trazido da Meta e do Google Ads, o painel mostra o custo por contato, quantos viraram avaliação marcada e quantos fecharam tratamento.
Assim a clínica compara anúncios pelo que dão de retorno, e não pelo número de conversas. A venda só é registrada por um clique de uma pessoa da equipe, e só então volta para as plataformas. A análise completa de anúncios está disponível a partir do plano Plus.
Equipe, metas e envio para quem já conversou
Quem lidera a clínica define uma meta de valor vendido e de horários marcados para cada pessoa, e o painel mostra o progresso do mês. Também dá para cadastrar o percentual de comissão de cada vendedor sobre o que ele vendeu.
Para reativar pacientes, o envio em massa vai só para quem já escreveu para aquele número no período que você escolher, nunca para lista fria. Quem responde SAIR deixa de receber mensagens automáticas, e cada número tem um teto diário de envios automáticos.
Mensagens de pacientes podem conter dados sensíveis. Cada empresa enxerga só os próprios dados, e a clínica pode apagar uma pessoa e o que ela deixou no sistema. Os detalhes estão na página de segurança e LGPD.